Come preparare una videoconferenza, alcuni consigli pratici.

consigli per videoconferenza
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L’aumento della necessità di lavorare da remoto è stato corrisposto da un sempre maggior numero di riunioni che si svolgono virtualmente tramite web conferencing. Non solo meeting regolari ma anche dimostrazioni di prodotto e assistenza tecnica introducendo nuove abitudini soprattutto per chi si occupa di vendita.
Ecco qui sotto alcuni consigli pratici pensati per l’era dello screen sharing e per preparare una videoconferenza

Scegli la tua arma!

La maggior parte delle aziende con una forza vendita interna dispone di una piattaforma per riunioni online o conferenze Web, da una soluzione standard come MS Teams o Vidyo.
Quando fissi un appuntamento con un potenziale cliente o un cliente, assicurati di poter aver accesso al suo strumento preferito o di poter fornire una licenza temporanea del tuo sistema di videoconferencing.

Tieni presente che non è necessario utilizzare la piattaforma preferita della tua azienda. Forse il potenziale cliente avrà difficoltà ad accedere a un determinato strumento (ad esempio, il suo reparto IT potrebbe dover approvare il download necessario per partecipare alla riunione). Sempre meglio utilizzare applicativi che non necessitino di essere scaricati ma che permettano un utilizzo direttamente dal Browser.
Infine, assicurati che saranno in grado di utilizzare il link che invii in anticipo e, in caso contrario, formulare un piano B.

Preparare e mandare l’invito

A seconda dello strumento di conferenza utilizzato, la procedura specifica per impostare una riunione varierà. Ma ci sono alcuni aspetti comuni da tenere a mente.

Scegli l’opzione di riunione che consente a entrambe le parti di parlare. Ad esempio alcuni tool presentano limitazioni che consentono di unire fino a 100 partecipanti, ma vengono automaticamente messi in modalità silenziosa e questo potrebbe rappresentare un limite.
Inoltre: usa un titolo preciso per dare un nome alla riunione.
Includi il tuo nome e lo scopo della chiamata. Inserisci la data e l’ora corrette. Fai attenzione ai fusi orari.

Una volta creata la riunione, il sistema visualizzerà il collegamento del partecipante, il codice conferenza e le informazioni sulla chiamata. Invia tutte queste informazioni al tuo potenziale cliente o cliente. Se lo strumento non genera automaticamente istruzioni per partecipare alla riunione (molti lo fanno), scrivi una frase o due dicendo al partecipante come incontrarti virtualmente quando sarà il momento. Dai un titolo all’e-mail con l’argomento della riunione, la data, l’ora e il tuo nome in modo che il potenziale cliente possa trovarlo facilmente se necessario.

Oltre a inviare tramite e-mail i collegamenti e i codici delle riunioni virtuali, è sempre meglio creare anche un invito nel calendario con le stesse informazioni. In questo modo, il partecipante invitato non dovrà spostarsi nella sua casella di posta per trovare il link: verrà automaticamente visualizzato attraverso il sistema di promemoria quando è il momento di aderire.


Arriva presto

Come presentatore, è sempre consigliabile arrivare in anticipo per assicurarti che tutto funzioni correttamente. Le difficoltà tecniche infastidiranno i potenziali clienti che hanno organizzato il loro tempo libero per incontrarsi con te. Inoltre controlla sempre volume e funzionamento cuffie e microfono.

Controlla il tuo pc prima di fare la condivisione

Se devi condividere un video, una presentazione PowerPoint o qualche altro file multimediale, aprilo, ingrandiscilo e centralo sullo schermo. Chiudi tutte le altre schede o finestre che potrebbero distrarre il tuo partecipante.

Dai il benvenuto sulla chat

Se la tua piattaforma di web conferencing ha una funzionalità di chat e più di un partecipante è in chiamata, scrivi un breve benvenuto nella casella di messaggistica. Fai sapere agli ospiti che possono scrivere una domanda se non si sentono a tuo agio nel interromperti durante la presentazione.

Se qualcosa va storto, no panic.


Per tutto il tempo e gli sforzi che hai dedicato alla preparazione di questo incontro, c’è ancora la possibilità che qualcosa possa andare storto. Il tuo computer si blocca. Il computer del tuo potenziale cliente si blocca. L’audio smette di funzionare. Il tuo vicino inizia a fare ossessivamente rumore (si, può succedere!)

La cosa migliore che puoi fare in queste situazioni è mantenere la calma. Può essere capitato a tutti! Fai uno scherzo per dissipare la frustrazione e cerca di tornare in pista il più rapidamente possibile. Se dopo tre o quattro minuti non sei di nuovo attivo e funzionante, chiedi ai tuoi partecipanti di riprogrammare per non perdere tempo. Quindi, risolvi il problema offline o con il tuo dipartimento IT per assicurarti che non si ripeta.

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